Qué se organiza
Su sistema de gestión, ordenado en sus herramientas
- Documentos y registros.
- Formatos.
- Matrices y controles.
- Evidencias.
- Indicadores.
- Tareas y planes de acción.
- Seguimientos.
- Registros de actividades.
- Alertas y recordatorios básicos, cuando las herramientas lo permitan.
Con qué herramientas
- Google Workspace, o las cuentas gratuitas de Google cuando son suficientes (Drive, Hojas de cálculo, Formularios, Calendar).
- Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Excel, Forms, Lists), según el plan que tenga su empresa.
- Otras herramientas compatibles que su empresa ya use.
No todas las empresas necesitan pagar Google Workspace. Algunas funciones sí requieren licencias o planes específicos: se identifican en el diagnóstico y sus costos, como los de cualquier servicio de terceros, se aclaran en la propuesta.
Según el sistema
Qué se organiza en SG-SST e ISO 9001
| Qué se organiza | SG-SST | ISO 9001 |
|---|---|---|
| Documentos, formatos y versiones | Políticas, procedimientos, formatos y registros | Control documental del sistema de calidad |
| Matrices y controles | Estándares mínimos aplicables, matriz de peligros, requisitos legales | Procesos, riesgos y oportunidades |
| Planes y seguimiento | Plan anual de trabajo con responsables y fechas | Objetivos y planes de acción |
| Vencimientos | Capacitaciones, inspecciones, exámenes y documentos, con avisos básicos si la herramienta lo permite | Revisiones, calibraciones y acciones |
| Evidencias | Carpetas y registros por actividad | Registros de procesos |
| Indicadores | Tablero en hoja de cálculo | Tablero de desempeño de procesos |
La digitalización facilita la administración y el seguimiento; no garantiza el cumplimiento normativo. Su empresa ejecuta las actividades y aporta las evidencias.
Qué incluye el servicio
- Diagnóstico de necesidades y de las herramientas disponibles.
- Estructura de carpetas, archivos y registros.
- Parametrización según su sistema y sus procesos.
- Organización o carga inicial de información (cantidad definida).
- Accesos y permisos, cuando la herramienta lo permita.
- Capacitación y entrega.
- Soporte posterior, solo si contrata un plan mensual.
Qué no incluye y qué se cobra aparte
| Concepto | Cómo se cobra |
|---|---|
| Implementación del sistema de gestión | Línea 1 (pago único) |
| Organización digital del sistema | Línea 2 (pago único) |
| Licencias de pago, si se necesitan | Las asume su empresa; se aclaran en la propuesta |
| Servicios de terceros | Se aclaran y cotizan en la propuesta |
| Personalizaciones especiales | Por horas, con aprobación previa |
| Automatizaciones complejas e integraciones especiales | Se cotizan por separado (línea 4) |
| Soporte mensual | Plan de soporte digital (opcional) |
La digitalización no es un software propio de Villegas SG ni un desarrollo a la medida.
¿Necesita una plataforma especializada para administrar su SG-SST?
Si prefiere no trabajar con sus propias herramientas, existe una línea distinta, con implementación inicial y mensualidad propias.
¿Su información está dispersa?
En el diagnóstico gratuito se revisa qué herramientas tiene su empresa y cómo organizar el sistema con ellas.
Condiciones del diagnóstico gratuito
- Duración y modalidad
- Unos 30 minutos por videollamada o llamada.
- Para qué sirve
- Entender la situación de su empresa, sus prioridades y si los servicios de Villegas SG le sirven.
- Qué recibe
- Una orientación verbal sobre por dónde empezar, el servicio recomendado y su rango de precio. Si lo solicita, después recibe una propuesta escrita.
- Qué no incluye
- Revisión detallada de documentos, visitas, informes escritos ni entregables. Eso corresponde al diagnóstico ampliado.