¿Qué es un workflow?
Una secuencia organizada de pasos, responsables y reglas que permite que un proceso avance desde su inicio hasta su finalización. Puede incluir automatizaciones —registrar información, asignar tareas, notificar, solicitar aprobaciones, actualizar estados— para reducir la intervención manual. Las decisiones de criterio siguen en manos de las personas.
¿Cómo hacemos que un proceso avance con menos tareas manuales?
Es un servicio transversal: sirve a cualquier área y a cualquier empresa, tenga o no un sistema de gestión. Primero se analiza el proceso; luego se elige la herramienta: las que ya tiene su empresa, integraciones compatibles, plataformas de bajo código o, si se justifica, desarrollo personalizado. No es una herramienta para administrar el SG-SST: para eso están la digitalización y el software SG-SST.
- Recepción y registro de pedidos.
- Notificaciones.
- Asignación de tareas.
- Aprobaciones internas.
- Seguimiento de solicitudes.
- Alertas por vencimientos.
- Consolidación de información.
- Integraciones entre herramientas compatibles.
Casos de uso
Procesos que se pueden automatizar
| Caso | Problema | Solución | Dependencias técnicas |
|---|---|---|---|
| Pedidos de restaurante | Una persona lee, transcribe y comunica cada pedido de WhatsApp. | Canal de pedidos digital o integración compatible: registro, aviso a cocina, estados y aviso al cliente. | Canal elegido; WhatsApp Business Platform y su costo por mensaje; POS o pagos, si se integran. |
| Solicitudes y aprobaciones | Solicitudes por correo que se pierden. | Formulario → responsable → aprobar o rechazar → aviso → registro. | Microsoft 365 o Google Workspace. |
| Tareas y vencimientos | Fechas que dependen de la memoria. | Responsable y fecha; recordatorios; escalamiento si vence. | Lista de tareas; cuotas de envío de la herramienta. |
| No conformidades | Hallazgos sin seguimiento. | Registro → asignación → análisis y acción → control de fechas → cierre. | Lista o base de datos; permisos. |
| Gestión comercial | Prospectos en chats y libretas. | Registro, asignación, recordatorios de seguimiento y estados. | Formulario y hoja o lista. |
| Solicitudes de servicio | Requerimientos de clientes sin control. | Recepción, clasificación, asignación, avisos y seguimiento hasta la resolución. | Canal de entrada; reglas de clasificación. |
| Consolidación de información | Los mismos datos se digitan varias veces. | Conectar formularios, hojas, correos o sistemas compatibles; reportes automáticos. | Formatos de datos; APIs o exportaciones. |
Ejemplo del restaurante que recibe pedidos por WhatsApp: puede diseñarse un flujo que registre cada pedido, lo organice por estado y avise a cocina, según las herramientas e integraciones disponibles: por ejemplo, un menú digital o formulario enlazado desde WhatsApp, o la plataforma oficial de WhatsApp Business (sus mensajes de plantilla tienen costo por mensaje). El flujo no reemplaza WhatsApp ni crea por sí solo una tienda virtual, y cada integración se verifica antes de ofrecerla. No se garantizan ahorros sin medir antes el proceso.
Paquetes
Niveles por complejidad: básico, intermedio y avanzado
El costo y el mantenimiento dependen de la complejidad, de las aplicaciones involucradas y de las reglas de negocio.
| Paquete | Alcance | Duración |
|---|---|---|
| Diagnóstico de automatización | Análisis de 1 proceso, propuesta de flujo y estimación. | 1 semana |
| Workflow básico | 1 proceso, hasta 3 pasos, 1–2 herramientas compatibles, pruebas y capacitación. | 1 a 2 semanas |
| Workflow intermedio | 4 a 8 etapas, responsables, condiciones, notificaciones y hasta 2 niveles de aprobación. | 3 a 6 semanas |
| Automatización avanzada | Integraciones múltiples, APIs, sistemas externos, excepciones, seguridad y monitoreo. Previa evaluación técnica. | 6 semanas o más |
Los valores de cada paquete están en el portafolio comercial. Precios en pesos colombianos (COP), antes de impuestos. Licencias, mensajería, plataformas de terceros y desarrollos especiales se cotizan por separado. Solicitar el portafolio.
¿Qué proceso depende hoy de correos, chats y memoria?
En el diagnóstico se evalúa si conviene automatizarlo, con qué herramienta y con qué alcance.
Condiciones del diagnóstico gratuito
- Duración y modalidad
- Unos 30 minutos por videollamada o llamada.
- Para qué sirve
- Entender la situación de su empresa, sus prioridades y si los servicios de Villegas SG le sirven.
- Qué recibe
- Una orientación verbal sobre por dónde empezar, el servicio recomendado y su rango de precio. Si lo solicita, después recibe una propuesta escrita.
- Qué no incluye
- Revisión detallada de documentos, visitas, informes escritos ni entregables. Eso corresponde al diagnóstico ampliado.